【特集】契約業務“全体”を効率化できるツールとは？無料デモ体験で使用感もチェック

契約業務を効率化する方法は、主に2択。ツールやシステムを活用するか、外部のリソースを利用するかのどちらかです。

コストをかけてでも効率化したい企業や、業務進捗の可視化やフローの仕組み化を図りたい企業は、ツールを導入するのがポイント。ここでは、選び方やおすすめのツールをご紹介します。

契約業務の課題を解決できる
ツールの選び方

引用元HP：Legal Ops Lab
https://hubble-docs.com/legal-ops-lab/contract-overview/

主に6つの工程に分けられる契約業務の中で、どの部分を効率化したいのか、自社の課題を整理しながら選ぶことが大切です。契約書作成の工数削減を図りたいなら「電子締結に特化したツール」、締結後の管理を適切に運用したいなら「契約書管理システム」など、課題に合ったツールを選ぶのがポイント。

ただ特定の部分ではなく、契約業務全般を効率化したいなら、契約書作成から締結後までを管理できるツールがおすすめ。特定の部分なのか、全体を効率化したいのか、課題を明確にしながら検討すると良いでしょう。

契約業務全体を効率化したいなら「一元管理ツール」が
おすすめ

一元管理ツールとは、契約書作成～締結後まで、一つのプラットフォームで管理できるツールです。一元管理できることで、一連のステータス進捗が明確になるため、契約更新漏れや誤情報などのミス防止に繋がります。それだけでなく、契約情報が集約できるため、いつ誰が見ても、必要な情報を取り出せる環境がつくれるのでおすすめです。

ここからは、「業務効率化が期待できるツールNo.1」「法務担当者が信頼できるツールNo.1」^※の実績を誇る「ContractS CLM」のツールをご紹介します。特徴や導入事例などをまとめて紹介しているため、参考にしてみてください。

契約管理サービスで
業界シェアNo.1^※を誇る
「ContractS CLM」の特徴とは？

引用元HP：ContractS CLM公式HP
https://www.contracts.co.jp/

ContractS CLMの一元管理ツールは、契約ステータスを可視化することで、業務フローを仕組み化できます。さらには契約情報も集約できるため、必要な時に欲しい情報がスムーズに取り出せる環境を構築。契約業務の無駄をなくすことでリードタイムを短縮でき、働きやすい環境の構築が期待できます。

※出典：ITR「ITR Market View：リーガルテック市場2022」CLM／契約管理サービス市場：ベンダー別売上金額シェア（2019～2022年度予測）
参照元：ContractS CLM公式HP（https://www.contracts.co.jp/）

契約業務の一元管理で生産性アップ

契約に関連する業務は、ツール内のタスク機能を使用することで、やりとりなどの履歴を集約。ホーム画面では、タスク一覧が表示されるため、自分が対応すべきタスクと内容をすぐに把握。

タスク期限やステータス状況を可視化できるため、漏れなく管理でき、業務効率アップが期待できます。チームメンバーのタスク状況も把握できるため、属人化の解消にも繋がるでしょう。

アクセス制限機能で適切に管理

契約書へのアクセスや閲覧権限を設定できるため、秘匿情報も適切に管理。部署やフォルダごとだけでなく、契約書単位で閲覧メンバーや機能の権限を設定できます。

例えば、Aさんの契約書作成の表示は許可にし、情報検索は不可にするなどの設定が可能です。押印承認を経た契約書だけが締結できるような制限も可能なため、コンプライアンスリスクを防げるでしょう。

ContractS CLMの公式HPで
機能を詳しく見る

電話で問い合わせる
（平日10:00～17:00）

ContractS CLMのデモ体験で
シンプルな操作性をチェック

ホーム画面：契約進捗の可視化で、
対応の優先順位を即時に判断可能

情報元：ContractS CLMのデモ画面

ホーム画面では、契約書作成のステータス状況が可視化されるため、何件どのくらい進捗しているのかが一目瞭然です。数字をクリックすると、ステータスごとのタスクを表示。作成途中のものでも簡単に情報を取り出せて、スムーズに進行できます。

契約書作成機能：自社フォーマットのテンプレート化で、効率的に作成

情報元：ContractS CLMのデモ画面

契約書作成では、テンプレートから作成する方法と、アップロードする方法2パターンから選択できます。自社でもっているWordファイルのフォーマットは、アップロードするだけでテンプレート化が可能。

契約期間や契約情報などは画面上で編集できるため、作成時間の工数削減が期待できます。

契約書管理機能：詳細な絞り込み検索で、情報の引き出しがスムーズ

情報元：ContractS CLMのデモ画面

契約書の管理画面では、契約期間や締結相手、フリーワードなど、様々な方法から絞り込み検索が可能です。契約書に対して、自動で通し番号を割り当てられるため、他システムとの連携などがスムーズに行えます。

契約に関連する関連書類や過去のやりとりなども合わせて参照できるため、漏れやミスなく適切な管理ができるでしょう。

ContractS CLMの導入事例

ゲーム開発・広告業界：
年間550万円のコスト削減に成功

契約書の更新漏れや管理不備が発覚したことで、コンプライアンス強化と業務効率化のために導入を検討。課題を解決できるツールは、事業に沿って契約をマネジメントする世界観を持つ「ContractS CLM」しかないと思い、即採用を決めました。

導入後、紙の契約書類130件を電子化したことで、1通当たり20分ほどの工数削減に成功。年間で約914時間の業務時間と、550万円のコスト削減を実現しました。

人材業界：
従来の1/3程度もの工数削減を実現

導入前は、契約プロセスにおける経緯を辿るのが難しく、ナレッジ化するのも困難な状況に。そこで、法務相談を伴う契約業務を全て可視化し、一元化できるようなシステムを導入したいという思いに至りました。

「ContractS　CLM」導入後は、一元管理が可能になり、抜け漏れ等のケアレスミスが減少。法務内での契約審査業務がよりスピーディーになり、工数が従来の1/3程度に削減できました。

編集者まとめ

ContractS CLMは、契約書作成から締結までのステータスを可視化するのと同時に、締結に至るまでのやりとりや契約情報を管理。いつ誰が見ても必要な情報が取り出せ、対応すべきタスクが明確になることで、業務効率化やコスト削減を実現します。

チームメンバーのタスク状況も把握できるため、法務部のみならず、社員一人ひとりの手間が省けるでしょう。

ContractS CLMの公式HPで
導入事例をもっと見る

電話で問い合わせる
（平日10:00～17:00）

ContractS CLMの基本情報