契約書の電子化とは？メリットや導入方法を解説
ここでは契約書の電子化で押さえておきたい基礎知識を解説。電子化できる・できない契約書や電子化するメリット、導入する際に注意したいポイントについてまとめています。
契約書の電子化とは
契約書の電子化とは電子データで契約書を作成し、電子署名や電子サインを行うことで契約を締結することです。日本の契約書はこれまで紙と印鑑が重要視されてきましたが、リモートワークやペーパーレスの動きにより導入企業が増加しています。
こうした電子契約書において紙の契約書の署名または記名＋捺印の代わりになるのが電子署名やタイムスタンプです。電子署名によって本人がサインしたことが確認され、タイムスタンプにより契約書の有効性が証明されます。
技術的には電子化できない契約書はありませんが、法律により書面での作成が定められている場合があるため、すべての契約書が電子化できるわけではありません。法律の改正もあるため、導入を検討する場合は最新情報の確認が必要です。
電子化できる契約書一覧
- 業務委託契約書
- 顧問契約書
- 秘密保持契約書
- 売買契約書
- 下請法第3条書面
- 雇用契約書
- 業務請負契約書
- 建設工事の請負契約書
- 委任契約書
- 準委任契約書
- 保証契約書
- 賃貸借契約書
- 代理店契約書
- 定期借地契約書
- 更新の定めのない定期建物賃貸借契約書
- 取り壊し予定の建物の賃貸借契約書
- 宅地建物売買等媒介契約書
- マンション管理業務の委託契約書
電子化できない契約書一覧
- 任意後見契約書
- 事業用定期借地権設定のための契約書
- 農地の賃貸借契約書
契約書を電子化するなら、作成から効率化できるツールがおすすめ
契約業務を効率化できるツールには、電子契約サービス以外に、契約書作成を効率化できるツールも。作成～締結までを全てデジタル化できたら、より工数削減が期待できます。
当サイトでは、電子契約サービスに対応したおすすめの契約書作成ツールをご紹介。契約業務の効率化や工数削減をしたいと考えている企業は、参考にしてみてください。
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電子契約書のメリット
コスト・時間削減
紙の契約書を作成する場合は紙代やコピー代などがかかり、誤りなどがあれば修正にも時間がかかります。また紙の契約書は印紙税法により収入印紙を貼付する必要がありますが、紙文書に対し課税されるため電子契約書は非課税です。このように紙の契約書でかかっていた時間とコストが電子化により削減できるメリットがあります。
業務の効率化
紙の契約書では契約内容に双方が合意したら記名・署名の上捺印し、一部ずつ保管することが基本です。電子化すると、契約書の郵送や送り返すといった手間がなくなり、契約書作成から締結まですべてオンライン上で完結します。そのため契約締結までの事務作業がスピーディーに行われるようになり、業務の効率化につながります。
管理体制・ガバナンス強化
電子契約書は、契約書を保管するための棚や倉庫など物理的なスペースは不要。データ化されるため一元管理でき、必要な時に検索できます。
アクセス権限を設定してセキュリティを強化するなど、しっかりした管理体制が構築可能。遠方からも契約書を閲覧できるなど共有がしやすい一方、情報漏洩や紛失などのリスクは軽減します。
電子契約書の注意点
取引先の協力が必要
契約には必ず取引相手がいますので、事前に同意を得ておく必要があります。ペーパーレスや印鑑廃止の流れがあるといっても、すべての企業が電子契約に対応してはいません。また契約書の中には法律で公正証書や書面での作成が義務化されているケースもあるため、取引先とも電子契約の最新情報を共有し、お互いの協力が必要です。
業務フローの変更が必要
紙の契約書から電子契約書に移行すると、業務フローも変更しなければなりません。新しいシステムを導入し、契約書を電子化することに慣れるまでは業務が混乱することも予想されます。社内からの反発を抑えるためには、事前に電子契約書への切り替えの説明を行い、メリットなどを理解してもらうための調整期間も必要になります。
電子契約書の導入方法
メール送信でも電子化が可能
契約書を含め、ビジネス文書の作成はパソコンで行うことがほとんどです。紙の契約書では、電子データをわざわざプリントアウトして郵送することや、ファイリングしていただけですので、相手先にメールを送れば電子化できると言えます。ただし、そのままでは改ざん防止できないことや認証が難しいなど、正式契約書としては不十分です。
システムを利用する
本格的に契約書の電子化に取り組む企業では電子契約システムを導入しています。契約書の作成から送受信、保存、検索といった一連の業務を一つのシステム内でできるからです。クラウド型のシステムなら、ブラウザのみで利用が可能。電子署名や改ざん防止機能も搭載されているので安心です。
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