ジェイ・アイ・エム

引用元：公式HP
https://www.jim.co.jp/

ここでは半世紀以上もの間、文書の電子化に特化して事業展開してきたジェイ・アイ・エムが提供する契約書管理ツールについて調査。その特徴や導入事例などをご紹介します。

契約書管理ツールの特徴

企業向けに契約書管理ソリューションを提供

ジェイ・アイ・エムは1967年マイクロフィルム事業からスタートし、スキャニングや帳票電子化を中心に文書情報の課題解決に長年取り組んできました。現在では契約書管理ソリューションも実施しており、契約書管理に悩む企業向けに専用スキャナーを使用した契約書の電子化アウトソーシングと契約書管理ツールを提供しています。

Excelベースで台帳化する契約書管理ツール

契約書管理ツールは、業務効率化を目指すEUC支援サービスの一つとして提供。契約管理にかかる情報をExcelベースで台帳化します。

一覧表示される契約書はファイルサーバー上の電子データと連携し、契約情報が素早く表示できる仕組み。大規模なシステムを導入せずに契約書管理したい企業に適しています。

契約書管理ツールの主な機能

• 電子データ管理
• 認証機能
• 入力サポート
• 契約更新管理

自社に合う契約書作成ツールを導入するには？

契約書作成ツールは、作成だけを効率化できるサービスはほとんどなく、ツールによってできることはさまざま。契約書管理システムやAIレビューツール、電子契約に特化したツールなど、製品によって特徴が異なります。導入に失敗しないためには、各製品の違いを知り、自社の課題を解決できるツールを選ぶことが大切です。

当サイトでは、自社の課題から選ぶ契約書が作成できるツールをご紹介します。契約書業務を効率化したいと考えている企業は、参考にしてみてください。

自社の課題から選ぶ
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契約書管理ツールの導入事例

エネルギー業界：燃料会社A社

事業所ごとに契約書を保管しており、本社の総務部門が管理を行っていましたが契約書の有効期限や、更新の有無、有効性などが把握しにくく、通知が義務づけられている条項や、解除の際の留意点の確認も徹底されていませんでした。

社内システムに契約書管理機能を追加し移行完了までの期間はExcelベースによる管理台帳を導入。管理部門の主導で契約書の見直しができるようになり、閲覧制限の設定で管理が厳格化。メンテナンス費用も抑えられました。

契約書管理ツールのセキュリティ体制

平成29年2月に金融庁が示した「金融分野における個人情報保護に関するガイドラインの安全管理措置等についての実務指針」に適合する体制を組んでいます。2004年1月にプライバシーマークを取得。

また、入退室管理システムによる管理やカメラ設置による監視社員の意識教育を行い、情報管理・品質管理を徹底しています。

契約書管理ツールの基本情報