小売・卸売業界の契約書作成ツール導入事例
1300件ほどあった過去の紙契約書も全て一元化
導入前の課題：状況を把握・管理することに限界
弊社ではメーカーや小売業者へのリスクマネジメントをはじめとする企業法務全般を3名で担っています。しかし、契約に関わるプロセスの煩雑化によって、状況を把握・管理することに限界を感じていました。
さらに、締結済の契約書がデータベース化されていないために出社して確認するなど、無駄な作業が多く発生していることも課題でした。
導入後の効果：弊社が抱えていた課題はほぼ解決
ワンプラットフォームで完結できるシステムがベストという結論にいたり、UIや機能を総合的に判断した結果「ContractS CLM」を採用しました。
導入後は1300件ほどあった過去の紙契約書情報も全て一元化することに成功し、弊社が抱えていた課題はほぼ解決できていると感じています。いまでは月単位で65時間ほど削減されており、大きな成果を得られています。
月に約100件程度の契約締結を実現
導入前の課題：契約締結にかかる時間と労力が大きい
弊社は本社が宮崎県にありますが、お客様は全国にいます。しかし契約業務はすべて本社で行う必要があり、契約書を宮崎の本社まで送ってもらい、署名・捺印をする流れになっていました。
加盟店が全国に広がるにつれて契約締結に相当な時間と労力を費やすようになり、大きな課題になっていました。いろいろと検討した結果、使い勝手の良さそうな電子印鑑GMOサインに決めました。
導入後の効果：効率化だけでなく、経費削減にも貢献
ツールを導入後は月におよそ100件程度の契約締結を行っています。紙ベースでの契約では最低でも10日間、中には締結まで1ヶ月を要したケースもありました。それがツール導入後は最短1日で完了することもあり、大幅な業務効率化を実現しています。
印紙代や印刷コストもなくなり、経費削減という点でも大きなメリットを感じています。
毎月200万円の削減効果に成功
導入前の課題：月末は残業が発生することも
弊社は現在全国45の拠点があり、全国から送られてきた資料を、手入力でシステムに打ち込む作業に多くの時間を割いていました。
特に月末は残業が発生することもしばしば。判子を押すために出社するなど、課題が多くあり、会計システムが更新するタイミングでマネーフォワードへの切り替えを検討し始めました。
導入後の効果：75%の削減効果があったところも
機能面で重視していたのは、スマホから支払い申請ができることです。導入後は、すべての項目で50%以上の削減成果が得られ、中にはなんと75%の削減効果があったものも。
時間を金額に換算すると毎月200万円ほどのコストを削減できたことになります。これは大きなコストメリットです。自社で一からシステムを開発するよりも企業が提供しているツールを使いこなすほうが当社としては大きなメリットだと感じています。
編集者まとめ
導入した企業は、時間の短縮だけでなく大きなコストメリットを実感しているようです。実際のところ、契約書を探すためや押印するためだけに出社することを手間だと感じている人は多いはず。この手間を省略するだけでかなり負担が軽減されるではないでしょうか。
こうした課題をお持ちの担当者は、ぜひともツールの導入を検討してみましょう。
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