サービス業界の契約書作成ツール導入事例
1,000件を超える契約書の一元管理を実現
導入前の課題：昔ながらの作業を続けている
弊社は昭和45年に創業した会社で、手書きの書類を基幹システムに入力するといった昔ながらのやり方を続けてきました。
導入前は契約書の管理を担当者が別々で行っている状態で、一元管理ができていないという課題がありました。当社としてはツールを使って新規契約を行うよりも、過去の契約書をまずはしっかり管理できる体制にしたいというのが導入に至った背景でもあります。
導入後の効果：膨大な量の情報を一元管理できるように
導入するなら基幹システムを同じものがいいだろうということもあり、マネーフォワードのサービスを導入しました。
過去の契約書を集めて回る回収作業が一番大変でしたが、1,000件を超える契約書を一元管理できるようになったのは大きな成果です。過去の情報が必要になったときに、すぐに検索できるため、大幅な業務効率の改善に繋がっているなと感じています。
電子化率100％を実現
導入前の課題：ビジネスを拡大するのに紙ベースでは限界
弊社は国内でも最大級のホテルチェーンであり、今後もビジネス拡大を目指しているところです。しかし、店舗数が増加する中で、従来の紙ベースのビジネスプロセスを続けることが難しいと判断し、DX化を推進することになりました。
その施策の一環として、クラウドサインによる契約書の電子化を実施しています。
導入後の課題：コストメリットを実感
クラウドサインは操作方法や仕組みがシンプルで、扱いやすいのがいいですね。自社だけでなく取引先にとってもわかりやすい設計であることが決め手になりました。
いまではホテル運営に関する取引先との契約にクラウドサインを活用しています。シンプルで使い勝手がいいので導入後の浸透も早く、大幅な工数削減を実現しています。
事業部によっては電子化100%を実現しているところもあり、印紙税は数カ月ですでに200万円ほど削減と、かなり大きなコストメリットを実感しています。
数日かかっていた業務を数分まで効率化
導入前の課題：月末はかかりっきりで作業、郵送コストの負担も
全国でサロンを展開する当社では、これまでに派遣のスタッフによる文書業務を行っていました。
忙しい月末は担当者が数営業日かかりきりで対応しなければ追い付かず、人件費に加えて郵送費用といった時間・コスト面の負担が大きな課題でした。返送管理の負担もあり、契約書作成ツールの導入に踏み切りました。
導入後の効果：数日かけていた作業が数分で完結
freeeサインにはSMSでの文書送信機能がついており、メールアドレスを持っていなくても電話番号でやりとりできることが導入の決め手となりました。
導入後は、数日かかっていた業務がなんと数分で完結できるように。返送管理も楽になり、大幅な業務改善を実現しています。ツールを導入することで郵送代も不要になったので、コスト削減につながりました。
編集者まとめ
多店舗展開をするサービス業界では、契約管理が大きな課題となっているようですね。数日かけて行っていた業務が数分で完結できるとなると、かなり大きな業務負担の軽減につながります。契約関連業務に大きな時間を割いているという企業の方は、ぜひ契約書作成ツールの導入を検討してみましょう。
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