ゲーム業界の契約書作成ツール導入事例
年間914時間・550万円の削減に成功
導入前の課題：膨大な量の契約書を紙ベースでやり取り
弊社の事業では、原作作品のライセンスを借りて作るゲームが多く、ひとつのプロダクトにつき、多方面で複数の契約業務が発生します。
膨大な量の契約書を紙ベースでやり取りしていたため、プロセスは煩雑化。しかし、弊社の課題を解決するには、締結前後に発生する「前業務」「後業務」などのプロセスを含めて一元管理できることが非常に重要なポイントでした。
導入後の効果：1通当たり20分ほどの工数削減を実現
そして、それを解決してくれるのが「ContractS CLM」でした。導入から1年たちましたが、今ではさまざまな契約関連書類の業務にフル活用しています。一連の流れを電子化することで、1通当たり20分ほどの工数削減を実現しています。
年間にすると約914時間の契約業務時間削減と、550万円のコスト削減という圧倒的な成果を打ち出しています。現場からもストレスフリーといった声があり、導入後のメリットを実感しています。
業務を2時間から5分に短縮
導入前の課題：捺印プロセスを改善したい
弊社では一部に電子契約を利用していたのですが、取引先からの角印の要望もあり、書面と電子２つの方法の採用していました。しかし手動で社印を差し込む作業はミスを起こすリスクが高く、捺印プロセスを改善する必要がありました。
導入後の効果：ミスが起こるリスクを排除できるように
外部APIが豊富な電子署名システムであれば自社の課題を解決できると感じ、たどり着いたのがGMOサインでした。導入前は専属のチームが手作業で角印画像を差し込んでいましたが、その作業に2時間ほどかかってしまいます。
しかし、ツールを導入することにより5分で完了できるようになりました。ミスが起こるリスクも最小限になったことが大きなメリット。チームは解散し、いまは別の業務にあたることができています。
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ペーパーレス化を実現
導入前の課題：過去の契約内容を確認する非効率的な業務
契約書自体の件数も多いのですが、会社の歴史が長いこともあり、紙の契約書が大量に保管されています。
過去の契約内容を確認するにも探すまでが大変。非効率的な業務が課題となり、ペーパーレスを実現する動きとなりました。同時にテレワークの普及もあり、契約締結ができる仕組みを作るためにクラウドサインを導入しました。
導入後の効果：本来の業務に集中できるように
クラウドサインを導入したことで契約書への押印、郵送、受領確認のためだけに出社しなくて済むようになりました。現場でも「楽」といった声があり、書類作成や送付の手間がなくなったことで本来の業務に集中できています。
コスト削減にもつながりますし、手軽に操作できるので、企業のデジタル化の第一歩としてもおすすめです。
編集者まとめ
ゲーム業界は、ひとつの作品にさまざまな人が関わることで複数の契約関連書類が発生するようです。ひとつひとつ紙で保管するとなると、想像しただけでも大変な作業ですね。ツールを導入することで、業務負担が大幅に改善されるでしょう。
このような企業の事例を参考にして、ぜひ自社にあったツールを探してみてください。
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