医療業界の契約書作成ツール導入事例
押印作業や製本作業のコストを削減
導入前の課題：将来を見据えた業務効率化を目指したい
当社はまだスタートアップなので、月の契約件数はそこまで多くはありませんが、将来を見据えていた電子契約サービスを探していました。
そんな中で、スタッフからの「契約管理の課題を踏まえた選定を」という助言から、ワークフロー機能がついた契約書作成ツールを検討することに。マネーフォワードクラウドであれば、契約自体にワークフロー機能が搭載されているので、これなら自社にマッチすると感じ、導入しました。
導入後の効果：アラート機能でヒューマンエラーを防ぐことができる
導入して感じたメリットは、押印作業や製本作業のコストが削減できたことです。製本作業や押印作業にかかっていた時間がなくなり、その分を他の業務に時間を使うことができています。
このほかにも、契約期限がせまった案件を知らせるアラート機能があり、契約期限の見逃しを防ぐことができるようになりました。実際のところ、人の力だけで細かく管理することは難しいため、このアラート機能は非常にありがたいです。
スタッフの精神的な不安も取り除けた
導入前の課題：感染リスクと闘いながら業務を行う
当院はコロナ禍の真っ只中に開業したこともあり、さまざまなガイドラインに対処するため、当初からICTを積極的に活用してきました。病院では感染防止の観点から手書きの書類をそのまま院内に持ち込むことができないので、写真データをもとに電子カルテを作成する手間のかかる作業が課題でした。
感染リスクも高まり、スタッフはみんな不安と戦いながら毎日業務をこなしていました。そこで、役立つだろうと導入していたクラウドサインを使って申込書を電子化することを思いついたのです。
導入後の効果：接触するリスクを低減できた
導入後のメリットは、とにかく感染リスクを低減できることです。直接患者様と対面する機会を減らすことができるようになりました。
クラウドサインである程度の作業を非対面・非接触で行うことができ、感染への恐怖や不安を取り除くことができてほっとしています。
締結までのリードタイムと業務効率を大幅改善
導入前の課題：治療開始までのリードタイムが長い
新型コロナウイルスの流行後、当院ではオンライン上での治療相談に積極的に取り組んできました。しかし、治療の契約には郵送した同意書にサインをし、返送いただいた後に治療を正式に開始するのが決まりです。
ですが、この流れだとどうしてもリードタイムが長くなってしまい、「すぐにでも治療を開始したい」という患者様の温度感を保てないのが課題でした。そのような状況を打開すべく、freeeサインを導入することになりました。
導入後の効果：感度のいいアプローチが可能に
freeeサイン導入することでリードタイムを短縮でき、患者様の治療する意思を保つことができています。これまでは郵送に対する返送管理も難しい課題でしたが、freeeサインで状況を把握できるので、返答がない患者様へのアプローチも容易になりました。
同意書のコピーや郵送費などもカットすることができ、コスト面でも大きなメリットを感じています。
編集者まとめ
医療業界では感染のきっかけになりうる業務を、ツールを導入することで省略できるようになったというメリットがあるようです。業界に関わらず、契約書作成ツールはさまざまな工程で役に立つことがわかります。企業の課題解決の事例を参考に、自社の悩みに合った契約書作成ツールの導入を検討してみてください。
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