電子契約書の管理方法
ここでは、会社の業務やシステム導入状況によって変わる電子契約書の管理方法について解説。電子契約書を保管する場合の注意点もまとめています。
電子契約書の管理方法
管理方法1：紙の契約書を電子化
電子契約書は契約書作成ツールなどを使って電子データとして保存されます。しかしながら自社でそうしたツールを導入し電子化していても、取引先の都合で従来通りの紙の契約書でやり取りせざるを得えない場合もあります。
電子帳簿保存法では紙の契約書をスキャン（スキャナー以外にデジカメ撮影の画像保存を含む）して電子化する方法も認めています。領収書や請求書、見積書といった取り引きを証明する文書も対象となっています。
管理方法2：電子データのまま保存
契約書作成ツールやクラウドサービスなどを使って初めから電子データを作成したものは、そのまま保存できます。このようなケースでは電子帳簿保存法は契約書以外に仕訳帳売掛金元帳など決算資料の電子データ保存も認めています。
こうしたツールには保存した契約書の検索やアクセス権限の設定など管理機能も備わっているため効率的な管理が可能です。電子署名の普及によりオンライン上で契約締結まで完了できるため、今後はこちらの管理方法が主流になります。
電子契約書の保管における注意点
電子契約書は電子帳簿保存法の保管要件を満たす必要があります。その要件とはパソコンなどの電子機器などから閲覧可能な環境に置き、過去の契約書も検索できること、訂正や削除履歴を保持し真実性が確保されていることです。
タイムスタンプが必要
契約書の真実性を確保するためにはタイムスタンプが必要です。タイムスタンプとは電子契約書の確定時刻を証明する第三者機関でなされる技術的仕組みのこと。紙の契約書をスキャンして電子保存する場合にも必要になります。
マニュアルの設定が定められている
電子契約書を保存する場合、閲覧を可能にし見読性を確保するためのマニュアルを作成することが法的に定められています。機器の操作説明や電子契約システムなどを導入している場合は仕様書も用意することが必要です。
契約業務を効率化するなら
契約業務を効率化できるツールには、管理ができるもの以外に、作成や締結を効率化できるツールもあります。電子契約書の管理ツールを検討されている企業は、他のツールも検討する機会です。
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