電子帳簿保存法の改正いつから？やるべき準備とは
ここでは電子帳簿保存法の改正よって変わる帳簿・書類の電子データ保存のルールや、義務化までの猶予期間にどのような準備や対策をしておくべきかについてご紹介します。
電子取引情報のデータ保存義務化とは
帳簿・書類を電子データとして保存することを定めた電子帳簿保存法が改正され、電子取引に関するデータ保存が義務化されることになりました。保存上の区分は電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引の3つに分けられています。
電子取引や会計ソフトなど電子的に作成した帳簿・書類はデータのまま保存、紙で受領・作成したものは画像データにして保存するというもの。これが2022年1月から義務化されたというわけです。
電帳法の猶予期間の意義
このデータ保存義務化については、事業者からシステム整備が間に合わないという声が多かったことから猶予期間が設けられました。2023年12月末までに行われた電子取引についてはプリントアウトして保存も認めることになりました。
とはいえ、これは猶予期間ですので2024年1月からは義務化されることになります。猶予期間を過ぎるとペナルティの対象となる可能性もありますので、期間内に保存・管理方法について理解しシステムや業務フローなどを整備しておく必要があります。
猶予期間にすべきこと
電子取引データの保存方法は、紙のスキャンや会計ソフト、電子取引システムによって異なります。そのため自社の電子データ保存はどの方法が運用しやすいのか、どのような流れで行うのかなど猶予期間中に決めておく必要があります。
また電子取引制度では、保存したデータの検索や、改ざん防止のためのタイムスタンプが必要などの要件があります。自社の帳簿・書類の量によってシステム導入をすべきか、スキャン保存にすべきかの判断もしなければなりません。
電子取引制度対策のためにすべきこと
改正電子帳簿保存法に従った電子データの保存・管理については、小規模事業者にとっては負担が大きくなるため要件が緩和されることがあります。例えば基準期間の売上高が1,000万円以下の事業者は検索要件が不要とされました。
こうした最新の情報を必ず確認しておくことは重要です。今後はペーパレスや電子取引導入の拡大の動きが加速していくことが予想されるため、中長期的にシステム導入や管理方法の再検討を早めに行っておくことが対策として有効です。
編集者まとめ
電子帳簿保存法は知っていても準備が追いつかないという企業は少なくありません。課題解決につながる電子化サービスも増えていますので、導入を検討するなら猶予期間を活用し、自社の状況に対し、どれが合っているのか見極めておきましょう。
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