運輸・物流業界の契約書作成ツール導入事例
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導入後、月に約200件の文書を保管
導入前の課題：信頼性の高いサービスを導入したい
当社では取引の１つ１つに契約を締結する必要があることから、業務改善のひとつとして契約関係の効率化に着手しました。
当社としては、法的証明力の強い電子証明書型とメール認証で署名する電子サイン型の併用が可能なサービスが必要でした。そしてそのサービスを提供していたのが電子印鑑GMOサイン。これが導入の決め手になりました。
導入後の効果：手間やコストが大幅にカットできた
導入後に感じたのはやはり、契約書に関する手間やコストが大幅にカットできたことです。当社では2019年からサービスを導入していますが、現在では月に約200件の文書を保管しています。今後は、内航海運システムを当社独自のシステムと連携させることで業務の仕組みを変え、さらなる効率化を図りたいと考えています。
本来力を入れるべきところに、時間を費やせるようになった
導入前の課題：社内規程を変更するのにWordを使用している
当社では、社内規程を変更する際の新旧対照表の作成に苦労していました。これらをWordで作成するとなると、非常に手間がかかります。そんななかで、当社の課題を解決してくれるツールとして「LAWGUE」を導入することに。
導入後の効果：時間の使い方が大きく変わった
ツール導入後は、時間の使い方が大きく変わりました。これまで多くの時間を費やしていた作業が効率化されたことで、私たちが本来力を入れるべきところに時間を費やせるようになったのです。
LAWGUEは初めての方でも直感的に操作ができるようになっているので、Wordが苦手な方でも使いやすいと思います。今後は契約書業務や労働条件通知書といった、あらゆる文書に活用できそうです。ひとつのツールで複数の業務改善が期待できるのも、いいところではないでしょうか。
時間や手間を省いて効率化に成功
導入前の課題：多数の契約書業務を効率化させたい
弊社は物流事業をメインに展開しているグループ企業です。全国に40以上の事業所があり、毎日舞い込んでくる多数の契約書業務を効率化させることが課題でした。
コンプライアンス上「身元確認済み高度電子署名」で統一するのがいいですが、実務面を考えてメール認証できる「電子署名」も利用できるシステムという条件で探していました。そこで行き着いたのが電子印鑑GMOサインでした。
導入後の効果：締結までのスピードが大きく飛躍
導入後、締結までのスピードが大きく飛躍しました。これは大きなメリットです。契約締結の期限がせまった急ぎの案件も、電子契約なら間に合わせることができます。
事業所に返送して、そこから取引先に送付するという流れも、電子契約ならその手間や時間を省くことができ、大幅な効率化を実現しています。
編集者まとめ
企業の信頼度として、法的証明力の強さが重視されるケースもありますよね。そんなときは、電子証明書と電子サイン型２つのサービスが利用できるツールを選びましょう。
自社の課題を解決してくれるツール選びのためにも、ぜひこちらを参考にしてください。
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