導入前にチェック！契約書作成ツールの基礎知識

ここでは契約書作成ツールの導入を検討している方向けに、知っておくと役に立つ情報をまとめました。契約書電子化の意義や管理方法、電子取引制度対策についてご紹介します。

契約書の電子化とは？メリットや導入方法を解説

電子データで契約書を作成し、これまでの記名・捺印に代わり電子署名をして契約締結まで行うことを契約書の電子化と言います。電子署名で本人がサインしたことが確認され、タイムスタンプで有効性が証明されます。

法律により書面での作成が定められている場合もあるため、中には電子化できない契約書もありますが、電子契約書を導入すると、コスト・時間削減、業務の効率化、管理体制・ガバナンス強化といったメリットがあります。

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契約書作成ツールの主な種類

契約書作成ツールにはいくつかの種類があり、使用目的や機能面での違いがあります。自社に合ったツールを選ぶためには、何のために導入するかを明確にして、導入を検討しているツールがどこを重視しているのか見極めることが大切です。

それぞれの機能が重なる部分もありますが、大きくは契約書の作成に特化したツール、契約書の締結に特化したツール、契約書の管理に特化したツールの3つに分けられますので自社の課題解決につながるものを選ぶようにしましょう。

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電子契約書の管理方法

電子契約書は紙の契約書を電子化する方法と電子データのまま保存する方法があります。電子帳簿保存法でも契約書をスキャンして電子化することは認めていますし、契約書作成ツールで初めから電子データの場合はそのまま保存できます。

電子契約書の保管において注意すべき点は、真実性を確保するためにはタイムスタンプが必要なこととマニュアルの設定が定められていること。また電子帳簿保存法では電子機器などから閲覧可能で過去の契約書も検索できることも求めています。

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電子帳簿保存法の改正いつから？やるべき準備とは

電子取引情報のデータ保存は2022年1月から義務化されました。ただし事業者からシステム整備が間に合わないという声が多かったため猶予期間が設けられました。そのため2023年12月末まではプリントアウト保存も認められます。

猶予期間を過ぎるとペナルティの対象となる可能性があるため、期間中に自社の運用方法を決めておく準備が必要です。後になって慌てないためには、システム導入や電子契約書の管理方法の検討を早めに行っておくことです。

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