広告・出版業界の契約書作成ツール導入事例
導入後、新規申し込みのほぼ100％を電子契約に切り替え
導入前の課題：手間のかかる作業に疲弊していました
メールにpdfファイルを添付して送信し、一度印刷をしてから記入や捺印をした後にスキャニングして再びpdfファイルにしてメールで送り返してもらう・・・といった、非効率な作業が課題でした。取引先から電子契約の要望があり、ツール導入を検討することに。
導入後の効果：出先からサインができるのが大きなメリット
当初は電子契約を導入してもどのくらいの費用対効果が得られるかわからないので、まずはコスト面で魅力的だったGMOサインを採用しました。しかし、GMOサインを導入したことで書類を印刷する手間が省け、スムーズに契約を進めることができるようになりました。
メール通知で漏れなく確認することができ、忙しい飲食店の方もスマホで出先からサインができるのが大きなメリットです。今では新規の申し込みのほぼ100％が電子契約に切り替わっています。
単純作業工数を大幅に削減、契約業務フローを効率化
導入前の課題：申し込みの数が増えるほど業務が煩雑化
紙やメールから印刷・押印、PDF化する従来の作業では弊社・クライアント双方に手間が多く、契約締結までに時間を要してしまうことが課題でした。
申し込みの数が多ければ多いほど煩雑になり、作業が大変になります。そんな経緯もあり、思い切って契約書作成ツールを導入することに決めました。
導入後の効果：売上の受注状況をタイムリーに把握できるようになった
ContractS CLMではメールに申込手続きのURLをコピペしお送りするだけなので、こちらの手間がまず大きく減りました。お客様からの申し込み手続きもその日のうちに行ってもらえることが多く、作業効率が飛躍的にアップしています。その結果、売上受注状況がタイムリーに把握でき、より適切なマネジメントが可能になりました。
契約書ツールを使うことで単純作業を大幅に削減、契約業務効率化に大きく貢献してくれます。
運用までのリードタイムを短縮
導入前の課題：リモートワークで運用できるツールを検討
コロナの影響でリモートワークに切り替わったタイミングで電子契約の導入を本格的に検討することに。綿密に比較した結果、コスト・使いやすさ・知名度などを踏まえてfreeeサインを採用しました。
色々なツールがありますが、決め手はシンプルなUIが魅力的だったこと。freeeサインは非常にシンプルなUIで使いやすく、これなら事業部全体でスムーズな運用が可能だと考えました。
導入後の効果：業務時間を半分まで削減できました
期待した通り、捺印申請から承認・捺印までのフローをシンプル化することに成功。メールでの手続きだと確認漏れや承認漏れが多く、リードタイムや承認催促コストが大きな課題でした。
ツールを導入することによりメール上で承認案件が埋もれることなく、確実に承認できるようになりリードタイムの短縮につながりました。全体として、捺印業務にあたる時間が大体半分ほどに削減できたのではないかと思います。
編集者まとめ
スピード感を求める企業にとって、契約取り決めまでのリードタイムは悩みのタネです。承認の催促は従業員にとってはストレスを感じることも。契約書作成ツールを導入し、ストレスフリーな契約業務を目指しましょう。操作しやすいツールを選ぶことでスムーズな運用が期待できます。
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