士業・コンサル業界の契約書作成ツール導入事例
営業担当者だけではなく、管理部門の業務も効率化
導入前の課題：膨大な数の書類を全て紙で処理していた
弊社ではクライアント企業への各種支援を行うにあたって、発注書や検収書を取り交わす決まりがあります。そのため、膨大な数の書類が発生するのですが、これをすべて紙で処理していました。
印刷した書類に捺印し、それをスキャニングし、PDF化して送信する…このやりとりに手間がかかることと、クライアントへの負担を軽減するために電子契約を導入することになりました。
導入後の効果：部門を超えた業務効率化を実現
2019年に電子契約を導入して以来、すでに7,000件以上の書類が電子化されています。郵送や押印の手間が省かれたことで従業員の負担軽減につながりました。
それだけでなく、営業担当者を介さずに管理部門が確認できることも大きなメリット。必要な情報をすぐに閲覧できるので、部門を超えた業務効率化を実現しています。
契約締結に1週間かかっていたものが、ほぼ即日完了
導入前の課題：顧客管理のやり方を改善したい
取り扱う案件が増えてきたことから、顧客管理が課題となっていました。重要な書類は鍵のかかる棚に保管をしていましたが、ファイリングの手間や管理の負担も次第に大きなものに。保管するスペースにも限りがあるので、電子化を検討するようになりました。
導入後の効果：利便性の高さを実感
紙ベースだった以前は契約締結までに少なくとも4〜5日、長いときは1週間から10日はかかっていました。しかし、クラウドサイン導入後はほぼ即日で締結でき、時間を短縮できたのは何よりも大きなメリットだと感じています。
弁護士業界ではまだまだ紙の文化が強いですが、いざ導入してみると非常に利便性が高いと実感しています。今後も、雇用契約など活用できるものにはどんどん利用したいと考えています。
1時間程度掛けていた体裁チェックの時間はほぼなくなった
導入前の課題：少人数体制で業務負担が大きい
開業したばかりで、現在は私と事務員1人という少数体制です。少数体制ではどうしても対応できる業務が限られるため、書類の体裁チェックに多くの時間を割くことがもったいないと感じていました。
もちろん、リーガルテックなどの活用も進んではいますが、自社の課題をカバーできる範囲が不明な点と、費用面で手が出しづらいのが実情でした。
導入後の効果：体裁チェックの時間はほぼなくなりました
そんななかで見つけたのがLAWGUEというツールです。契約書はもちろん、各種連絡文書にも使うことができ、汎用性が高いのが魅力です。
自動で体裁を整える機能が搭載されているので、これまで1時間ほどかけていた体裁チェックの時間はほぼなくなりました。私たちのような少人数の法律事務所では人の手が限られるため、体裁チェック機能を持つツールの導入には大きなメリットがあると感じています。
編集者まとめ
士業・コンサル業界では、クライアントに提出する資料の体裁チェックに時間をとられるという悩みがあるようですね。マンパワーが限られる少人数体制にこそ、契約書作成ツールがおすすめだという意見もあるようです。
業務効率化にお悩みの方は、ツール導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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