不動産・建設業界の契約書作成ツールの導入事例
このページでは、契約書作成ツールを導入した不動産・建設業界の事例を紹介しています。
【PR】契約進捗を可視化できる「ContractS CLM」の導入事例
導入前の課題：紙ベースの契約書で負荷が大きかった
不動産業界全体に言えることですが、図面しかり、とにかく紙の資料が多い。契約書についても当然紙ベースで、多くの捺印をもらうために契約書を持って各部署を回る業務は負荷の大きいものでした。
導入後の効果：「ContractS CLM」で契約業務のDX化が実現
主に月に10件ほど発生する入居者の方との施設のサービス利用に関する契約書の締結にContractS CLMを活用しています。契約書は法務部でチェック済みのフォーマットを活用しているため、契約書作成から契約書管理まで、基本的には全て事業部のみでContractS CLM上での管理を行っています。
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【PR】ナレッジ管理に強い「LAWGUE（ローグ）」の導入事例
導入前の課題：目的の資料を探すのが困難だった
商業営業部では、契約書のデータを社内のフォルダに保管することでアーカイブしていました。しかし、そのフォルダではファイルの中身まで一気に検索することができません。
そのため、なかなか目的の内容にたどり着けず、これまでの事業活動におけるナレッジが活かせない状況でした。 過去に似たような案件を手掛けた担当者を探して聞くという工程を挟まざるを得ないケースもあり、担当者が探索にかける労力も大きくなっていました。
導入後の効果：「LAWGUE」で社内の情報検索や共有を実現
LAWGUEではプロジェクトを超えて"横串"で情報検索できるのが良いです。今後はタグ機能も活用することで更に検索性が上がると思います。メンバーからは、Wordのアドインが使いやすいという意見もあります。
雛形を使って一から作成するときはエディタの方がきれいに整えられるのですが、ベースになるファイルに一文だけ追加したい、といった場合であればアドインでサクッと編集してデータ保存ができるので、気軽にナレッジを生かすことができて良いです。
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契約書作成から締結までの時間を9割以上削減することに成功
導入前の課題：捺印のために各部署を駆け回る日々
不動産・建築業界ではまだまだ紙の資料が多いという実情があり、契約書については捺印をもらうために各部署を持って回る業務が負担になっていました。
本社移転をきっかけにペーパーレス化が進み、当社でも契約書作成ツールを試験的に導入することになりました。
導入後の効果：契約締結も最短で数時間で完了できるように
現在は月に十件ほどある入居者様との契約書の締結にContractS CLM を活用しています。ContractS CLMでは契約書の作成や確認はもちろん、管理まで電子化することができ、契約情報の一元管理ができます。
導入したことでスタッフとの共有が容易になったことも大きなメリットだと感じます。今まで1～2週間かかっていた契約締結も、ContractS CLMを導入することで双方調印完了まで最短で数時間で完了、作業時間を９割以上も削減することに成功しました。作業効率が大幅にアップし、業務の負担が大きく軽減されました。
年間で約50万円のコストダウンに成功
導入前の課題：数百にものばる会社の契約取り交わしに頭を悩ませていました
民法改訂に伴い、既存の協力会社と基本契約書の取り交わしをやり直すことになりました。既存の会社は数百社にものぼるため、やり取りの業務や工数を考えて電子化への検討をすることに。
数ある契約書作成ツールの中でも、GMOサインは実印タイプと契約印タイプの2種類に対応しており、導入しやすい価格帯だったのでこちらのツールの導入検討を始めました。
導入後の効果：時間もコストも削減することに成功
今までは契約書を作成し、協力会社に届けるまで数日ほど要していましたが、契約書作成ツールでは即日に届けることができます。導入して作業時間を大幅に削減できたことが大きなメリットだと感じています。
さらに、電子化により費用がどれだけ安くなるのかというのを算出したところ、年間で約50万円のコストダウンが見込まれました。時間もコストも削減できて、いいことづくめです。
直感的に操作できて、スムーズにチェックができる
導入前の課題：使いやすいかどうかが導入する条件でした。
普段使いのツールこそ“使いやすさ”は重要です。GVA assist では直感的に操作できる点がとても良いと思っていて、ひとつの画面内で契約書レビューの大半の作業が完結するため作業をスムーズに行うことができます。
また、レビュー対象の契約書に不足している条文がないかどうかをチェックする機能がついており、抜け漏れをしっかり防いでくれるのも嬉しいポイントです。
導入後の効果：スムーズなリスクチェックで業務効率を大幅に改善
「何度も同じ箇所をチェックしてしまう」といった無駄も、契約書作成ツールを導入することで改善されました。
契約書作成ツールは導入時の初期設定こそ大変ですが、それさえ完了すればスムーズなリスクチェックを行うことができ、業務効率を大幅に改善してくれます。
編集者まとめ
捺印をもらうために各部署を回ったり、契約の取り交わしに数日〜２週間かかってしまうなど、紙ベースでは従業員の負担が大きなものでした。
業務改善に頭を悩ませている方は、契約作成ツールを導入することで解決につながるかもしれません。契約書作成ツールを導入することで業務効率化はもちろん、コスト削減も期待できるでしょう。
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