製造業界の契約書作成ツール導入事例
押印申請フローが、1週間から最短5分へと短縮
導入前の課題：状況を把握のための社内コミュニケーションがストレスに
当社では確認のタイミングによっては押印までに1週間ほどかかることがあり、スムーズな契約締結ができていませんでした。契約内容の状況を把握のための社内コミュニケーションもストレスに。
さらに、印紙税やら郵送代などのコスト発生といった金銭的コストも課題の一つでした。そうした経緯から契約書類の電子化を検討するようになりました。
導入後の効果：締結スピードが大幅に改善、年間50万円のコストカットも
まず驚いたのが、想像以上に簡単な操作性だったこと。初めてでも簡単に導入できると感じました。肝心の押印申請フローもシステムで効率化させることにより最短5分で押印が完了できるようになりました。
対応次第では当日中に締結が完了できるので、締結スピードが大幅に改善されました。また、印紙が不要になったことで年間50万円のコストカットを実現できたのも非常に大きなメリットだと感じています。
ほぼ100％で電子化を実現
導入前の課題：物理的、人的コストが課題に
紙ベースでの課題は、やはり物理的なコストです。紙や封筒、印紙のコストはもちろんですが、業務作業にかかる人的なコストもあります。また、締結済みの契約書の内容を後で検索しにくいという点も大きな課題でした。
大きい企業ではなかなか新しいシステムを導入するのが難しいと言われていますが、実際に導入してみて感じたのは、操作性がシンプルで非常に使いやすかったこと。これが導入の後押しになったと思います。
導入後の効果：大人数が関わる契約には本当に劇的な差が出る
初めてでも簡単に操作できるのがクラウドサインの良さです。社内の雇用契約書においてはすでにほぼ100％電子化しており、社外との契約もクラウドサインを積極的に活用しています。
1ヶ月かかることもあった案件が最短1日で完了するなど、大人数が関わる契約には本当に劇的な差が出ると実感しています。
契約審査にかかる時間を30%程度削減
導入前の課題：過去データの検索がしづらい
従来では契約書の類似データを見たいと考えた時に、過去のデータを探すのに時間がかかっていました。さらに、契約法務は私が一人で行っておりましたので、私がいなくなった場合のことを考え、ツールの導入に踏み切りました。
導入後の効果：検索しやすくなり、時間を有効活用できるように
体感としては、チェックする時間が短縮できるようになったことで、契約審査にかかる時間が30%強削減されたと感じています。また、過去データの検索がしやすくなったことで時間を節約できるようになりました。
WEBミーティングでは機能の紹介があるなどサポート体制もしっかりしており、ありがたいですね。当社ではLAWGUEというツールを導入していますが、過去の契約書データ検索に悪戦苦闘している方はぜひツールの導入をおすすめしたいです。
編集者まとめ
膨大な過去データの中から、必要な情報をひとつずつ探すのは大変な作業です。そんな時、ツールがあれば欲しい情報にすぐアクセスすることができます。ツールは操作しやすいものを選ぶことがポイントのようです。新しいシステムの普及が難しい大企業も、ストレスなく導入することができるでしょう。
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