IT・通信業界の契約書作成ツール導入事例
契約日数が21日から１日と大幅に削減！
導入前の課題：在宅を推奨しているのに契約業務は紙ベースのまま
2020年から新しい働き方として「在宅勤務ファースト」を掲げてきたのですが、実は契約業務については100%紙ベース。 これまでも紙で管理することに課題を感じてはいたのですが、在宅勤務へのシフトをきっかけにやっとシステム探しを始めました。
ポイントとしては契約全体をひと目で把握できること、社内に応じた承認フローの設定ができること。この条件でツールを探した結果、「ContractS CLM」を採用するに至りました。
導入後の効果：作業のスピードアップに大きく貢献
現在は取引先の契約全般から業務委託契約、雇用・ストックオプション書面へのサインなど社内・社外双方の契約に活用 しています。現場では契約締結までの期間が21日からなんと１日まで大幅に短縮されたケースもあり、業務の効率化に大きく貢献しています。
ツールにはメール通知機能がついているので状況を確認しやすく、スタッフ間で簡単に共有できることもスピードアップに繋がっていると実感しています。
直感的に操作できる
導入前の課題：毎月200〜300件ある契約書の業務を担当者が負担していた
これまで毎月200〜300件ほどある契約書の印刷・製本・押印といった業務が担当者の大きな負担になっていました。なんとかこの業務を効率化しなければと思っていた矢先、リモートワークの普及で電子化することに。
導入後の効果：業務の負担軽減につながりました
弊社が導入した電子印鑑GMOサインは直感的に操作ができるので、ツールの操作に自信がない人でも扱える安心感があります。また、初期費用や利用料が一定期間無料になったりと、契約へのハードルが下がるようなキャンペーンが実施されていたことも魅力的でした。
ツールを導入後は契約書の印刷や製本、押印といった作業負担が軽減され、契約締結までスピード感を持って進めることができるようになりました。印紙が必要なくなったという点は、やはり大きなメリットだと感じています。
【業界・業種別】契約業務における効率化ツールの
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月300時間もの事務作業の工数を削減
導入前の課題：使いやすい、見やすいことが導入の決め手でした
私たちが導入しているクラウドサインは、画面デザインが見やすく、操作しやすいことと、マニュアルとにらめっこすることなく操作ができたことが導入の決め手となりました。
マニュアルを読み込む時間はないので、使いやすさ、見やすさは重要なポイントです。他のサービスと比べても、クラウドサインは特に簡単でわかりやすいと感じました。
導入後の効果：削減できた時間を他の業務に充てることができる
現在はお客様の捺印が必要な法人向けサービスの申込書でツールを使用しています。今では毎月1,000件を超えるほど利用が拡大し、月300時間の事務作業の削減を実現しています。
大幅に時間を削減できたことで、お客様へのサービス向上のための施策など、他の業務に集中できる時間を創出できると考えています。
編集者まとめ
契約書作成ツールを導入することで、契約締結までの時間を大幅に短縮できたというケースもあります。ツールを導入することで従業員の作業負担の軽減だけでなく、スピード感のあるサービスを提供できるというメリットがあることもわかります。
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