外食・食品業界の契約書作成ツール導入事例
契約確認業務のリソースを50%削減。複雑な契約構造をシンプルに
導入前の課題：書類が揃うまでのリードタイムの長さが課題
弊社では従業員と本社のコミュニケーションラインが多重化しており、雇用契約書類が揃うまでのリードタイムが長いのが課題でした。やりとりも煩雑になり、ストレスの多い作業でした。候補に挙がった契約書作成ツールは、紙ベースで行ってきた従来の契約フローをそのまま電子化できる点が魅力的だと。
営業サポートもしっかりしていて手厚いのに、コストパフォーマンスもいい。これは、と思い、本格的に導入へと踏み切りました。
導入後の効果：フローを作成したことで従業員のストレスも軽減
電子化したことで契約書類をすぐに確認・修正ができる簡易フローを整備することができ、書類の不備が激減しました。送り返したり修正したりする手間が省けたことから、トータルの確認作業工数50%削減を実現。
リードタイムを短縮できたのはもちろん、従業員のストレスを軽減できたことが一番大きなメリットでした。
導入したことで離職率低下につながった
導入前の課題：多店舗展開で契約業務が煩雑化に
弊社のように多店舗展開をするビジネスモデルでは、雇用契約業務が多く発生し煩雑になりがちです。いざ採用しても、入社手続き完了まで２週間かかることもあり、進捗確認がしづらく管理にも問題がありました。雇用契約を一元化するために、契約書作成ツール「ContractS CLM」を導入することにしました。
導入後の効果：当日中に契約が完了することも
導入後前は２週間もかかっていた雇用契約の時間が、なんと1日未満で終わるように！契約書作成ツールはクラウド上で内容を確認できるので、大変使いやすいです。採用関連業務に負担がかかっていた店長へのストレスも軽減されたと感じています。
店長のストレスが減ったことで社員の満足度が上がった結果、今まで大きな課題となっていた離職率の低下にもつながりました。
採用の手続きタイムラグ、書類不備を大幅削減
導入前の課題：毎月の採用業務と一斉更新が大きな負担に
当社では契約社員やアルバイトなどの従業員を毎月300人ほど採用しているだけでなく、年に一回、一斉契約更新があります。そのため、雇用契約に限らず関連書類を電子化するのに最適なクラウドサービスを探していました。
導入したクラウドサインでは、契約上、絶対に必要な部分に漏れがあった場合、次に進めないようになっており、契約の一連の流れがきちんと整理されているのが決め手でした。
導入後の効果：郵送費用もカットできる
従来の紙ベースの契約書ではどうしても記入漏れがあり、チェックや再送などのタイムラグが発生していましたが、導入後はその手間もなくなり、採用手続きのタイムラグを大幅に削減できています。さらに書類の郵送費用もカットでき、紙の書類を保管するスペースを作らなくて良くなったのも大きなメリットです。
編集者まとめ
外食チェーンでは多店舗展開しているケースが多く、アルバイトを含めると毎月多くの契約書関連業務が発生します。システムを見直すことで、業務の効率化だけでなく、従業員のストレス軽減に成功している例が多く見られました。その結果として離職率の低下にもつながるなど、思わぬところで導入効果が得られているようです。各業務を簡略化したいとお考えの方は、ぜひ契約書作成ツールの導入を検討してみましょう。
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